Los sistemas complejos desayunan tu productividad

Leyendo las entradas anteriores hablando de eficacia en la gestión y la importancia de generar recursos ociosos, pensaba en el impacto de la complejidad en nuestra productividad.

Solemos hablar de productividad como la relación entre la cantidad de productos producidos y los recursos utilizados. Muchos jefes creen que su trabajo es alcanzar un alto nivel de productividad, tanto como sea posible. “Pagamos a la gente por su tiempo y queremos nuestro dinero”. ¿Les suena? Se basan en la -falsa- suposición de que el trabajo duro es la mejor manera de obtener resultados.

Pero una organización no es una máquina, se parece poco a un sistema estable de entrada-salida. Tener las “máquinas” a pleno rendimiento supone que no existe holgura. Y no es prudente vivir en una sensación constante de urgencia. Aumentamos la sobrecarga de trabajo, eliminamos la creatividad y dificultamos la resolución de problemas. No hay tiempo para pensar, sólo para hacer. Aún peor, hacemos por hacer.

Aumentamos los mecanismos de planificación y evaluación, creyendo así que tenemos mayor control. Olvidamos que una organización es un sistema complejo y, por tanto, impredecible.  Olvidamos que los problemas derivados de mayor regulación son superiores a sus beneficios. Olvidamos que es un sistema caótico, muy sensible a las condiciones y al entorno. Cualquier pequeña variación en las condiciones cambia completamente el escenario y, por tanto, pequeños errores se magnifican con el paso del tiempo.

Decía Drucker que “la cultura se desayuna a la estrategia”. Del mismo modo, los sistemas complejos desayunan tu productividad y tu lista de tareas. Piensen, por ejemplo, en ese domingo que dedicas a planificar las tareas de la siguiente semana. Tienes perfectamente definido qué harás y cuándo, con una falsa sensación de organización planificada. Sin embargo, una simple llamada de teléfono a primera hora del lunes puede trastocar toda esa planificación. Lo que parecía controlado, ya no lo está. Un pequeño cambio en las condiciones iniciales ha limitado drásticamente nuestra capacidad predictiva -y productiva-.

Admitir cierta holgura y no obsesionarnos con la productividad -llámese recursos ociosos- nos ayuda a reducir la complejidad y, como resultado, mejorar el rendimiento.

---

3 comentarios en "Los sistemas complejos desayunan tu productividad"

• José Miguel Bolívar

  07/05/2014 (1:59 pm)

  Responder

  La complejidad que mencionas es la que ha llevado a la obsolescencia a las tradicionales listas de tareas y también la costumbre de planificar. De hecho, pretender planificar el trabajo del conocimiento se parece mucho a “jugar a ser Dios”. Ya lo decía Drucker “Trying to predict the future is like trying to drive down a country road at night with no lights while looking out the back window”. Por eso están teniendo tanto éxito sistemas desarrollados en este siglo y que integran la complejidad de los sistemas complejos. No intentes adivinar el futuro ni planificarlo. Simplemente cuenta con un sistema actualizado y flexible que te permita tomar las mejores decisiones en cada momento en función de las circunstancias (reales, no las planificadas) en las que te encuentres en cada momento.

• Alfonso Romay

  07/05/2014 (5:01 pm)

  Responder

  Muchas gracias por comentar, José Miguel.

  Efectivamente, se van incorporando nuevas técnicas que ayudan a reducir la complejidad, aunque todavía pocas personas las utilizan ampliamente. Como todo, lleva su curva de aprendizaje. Por mi parte, tengo pendiente seguir profundizando en los conceptos de GTD que evangelizas. Creo que puedo sacarle mucho más partido

  No obstante, entiendo que hay muchos aspectos sistémicos que no son sencillos de trasladar a un esquema de productividad personal. Debemos aprender a lidiar con esa complejidad creciente… sin añadir más complejidad de la necesaria.

• Hablando de complejidad en las organizaciones

  21/05/2014 (4:21 pm)

  Responder

  […] Los sistemas complejos desayunan tu productividad La dinámica de sistemas complejos incide en nuestra productividad. Admitir cierta holgura nos ayuda a reducir la complejidad y mejorar el rendimiento. […]

---